¿Por Qué QuickBooks®?

QuickBooks™ es un programa de contabilidad desarrollado por Intuit, que permite tener registradas todas las transacciones comerciales de la empresa, y si se lleva de manera sistemática, es una gran herramienta de control interno, que permitirá completar los impuestos a la vez de obtener una información correcta acerca de los resultados de las actividades de la empresa.

 Con estas recomendaciones no pretendo que sea un contador, solo quisiera ayudarle a comprender como funciona el sistema para su máximo aprovechamiento.

Información Básica:

1. Obtener el programa de acuerdo a sus necesidades.

2. Una vez instalado el programa en su computadora, abrir la corporación siguiendo la herramienta que QuickBooks™ tiene para ese momento.

3. Recomiendo que vea los tutoriales son bien instructivos.

4. Observar el flujo que existe entre las transacciones de las 3 categorías principales: Customers = Clientes, Vendors = Proveedores y Employees = Empleados.

El siguiente punto es muy importante porque de nada sirve un programa de contabilidad si no se tiene o no se entienden los documentos comerciales que lo van a alimentar:

5. Documentos Comerciales: Todas las transacciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas…TODAS, pero solo tendrán valor probatorio (Prueba) cuando están respaldadas por los documentos pertinentes para cada una de ellas, y que han sido emitidos siguiendo los procedimientos y usos comerciales de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.  No pretendo que haga el trabajo del contador, solo que conozca el por qué de estos documentos que le van a servir para el manejo adecuado de las operaciones comerciales de la empresa porque:

  • En ellos queda establecida la relación jurídica entre las partes que intervienen en la transacción, es decir los derechos y obligaciones.
  • Son los documentos que demuestran la transacción realizada, es decir tienen valor probatorio.
  • Son la fuente para el registro en el sistema contable de las operaciones.
  • Constituyen el elemento de control sistemático de las operaciones practicadas por la empresa y la comprobación de los asientos contables.

Los documentos mercantiles denominados documentos fuentes,  se consideran  de valor probatorio de la transacción comercial.  Ejemplos de documentos mercantiles:

  • Cash receipts = Recibos de Caja
  • Credit card receipts = Recibos de las tarjetas de crédito
  • Cash register tapes = Recibos de las cajas registradoras
  • Cancelled checks = cheques cancelados
  • Customer invoices = Facturas hechas  a los clientes
  • Vendors invoices = Facturas de los Proveedores
  • Purchase orders = Ordenes de Compra
  • Deposit slips = Planillas de depósito
  • Notes for loans = Notas de los créditos

Como mínimo, cada uno de estos documentos deben contener: nombre, la fecha, la descripción de la transacción y la cantidad.

Si la fuente del documento no existe, se sugiere que se haga un documento de relación en el cual se detalla la transacción y al que se le va a adjuntar otros documentos que la comprueben, como estados bancarios o de las tarjetas de crédito o cualquier otra documentación que sirva de respaldo legal.

Una vez que la transacción se registra en el sistema, la fuente del documento deberá ser archivado en lugar seguro y capaz de ser identificado en el caso que necesite verificación posterior.

La ventaja de QuickBooks™ es que la mayoría de las  transacciones  que la empresa realiza, pueden ser generadas en  por el mismo programa (Invoices = Facturas,   Checks = Cheques,  Purchase Orders = Órdenes de Compra); quiere decir que simultáneamente que se  efectúa la transacción,  ya forma parte de los registros contables de la empresa.

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