QuickBooks Items

Items in QuickBooks, their use

Spanish

In QuickBooks, an item is anything that your company buys, sells or resells in the course of business. Showed as a line in a bill or any other form of sale and help fill quickly, the form of sale or purchase and make the corresponding calculations QuickBooks provides 11 different types of items.
Some represent what you buy or sell, and others are used to reflect the additional information in business transactions such as discounts, sales tax, etc..

Service:  is what you provide to a customer. Inventory Part: Purchased goods with the intention of being resold.

Inventory assembly (Premier and Enterprise editions only)  Goods used for the assembly of the product that will make up the inventory. Note: QuickBooks will calculate the cost of the assembled article, based solely on the cost of its components.

 Fixed Assets: An asset you do not expect to convert to cash during one year of normal operations. Fixed assets are usually necessary for the operation of the business: Computer, printer, etc.

Other Charges: Any charge that you need to make like: delivery charges, bounced checks, late fees, gift certificates, prepayments, retainers, sales tax, and shipping and handling fees.

Subtotal: This line automatically adds all the elements that come before the final balance of the transaction. Group: This tool allows you to record simultaneously a group of items.

Discount: according with your set up, this item will Subtract a percentage or fixed amount from a total or subtotal.

 Payment:   If you receive a partial payment at the time of the sale, this item will reduce the total amount on an invoice

 Sales tax item:  calculates the sales tax at a specific rate, which shall declare and pay to a single tax agency.

Sales tax group: Calculates two or more sales taxes that apply to an individual sale. The client sees only the total sales tax.

 

 

 


 

 Qué son “Items” para el QuickBooks

Como podrá observar cada “ítem” tiene un significado diferente de acuerdo a como será utilizado, QuickBooks lo utiliza para los artículo que usted vende,  puede tratarse de productos o servicios. Cuando una factura o un recibo de ventas es creado, cada línea que conforma el documento es un “ítem” que ha sido creado para reflejar que es lo que se ha vendido y que está conectado a una cuenta, esto significa que automáticamente se está haciendo no solo de la factura de venta, también se está efectuando en el registro de la transacción automáticamente.

El concepto de Item es utilizado para los efectos del QuickBooks como: Partida, artículo o renglón

No siempre es claro cómo y cuando los diferentes tipos de Items deben ser utilizados o qué significan.

A continuación daremos indicaciones que espero les sirva como guía cuando vayan a crear o a utilizarlos:

Servicios: Servicio que usted provee a un cliente.  Items en este caso son los diferentes de servicios que usted ofrece. Los servicios pueden ser cobrados en base a horas de trabajo o por trabajo.

Parte de Inventario: Es el producto o artículo que es comprado con el propósito de ser revendido.

No parte del Inventario: Producto o artículo que es ofrecido en venta pero que no es parte del inventario

Otros Cargos: Estos tipos de partidas (ítems) son los cargos que se le hacen al cliente pero que nos son parte de los productos o servicios ofrecidos, por ejemplo el manejo de la mercancía o su envió.

Subtotal: Este renglón añade automáticamente todas aquellas partidas (ítems) que van antes del saldo final de la transacción, mostrando un subtotal antes de que sean añadidos otros cargos o se hagan descuentos.

Grupo: Esta es una herramienta que le permitirá registrar simultáneamente un grupo de partidas. Por ejemplo, si siempre tiene cargo de envio y o tro por manejo y ambos pertenecen a determinado artículo, se puede crear un grupo que los añade a los dos.

Descuentos: Solo se puede otorgar un descuento automáticamente si se crea como partida ( ítem), puede ser calculado en base a porcentaje o a cantidad fija.

Pagos: Si se recibe un pago por anticipado se debe indicar como un ítem o partida, utilizando este tipo como opción, de esta manera el valor total de lo adeudado por el cliente refleja lo que realmente debe.

Impuesto de Ventas (renglón): Puede crear cada uno de estos tipos por cada autoridad de la que usted es intermediario para la recolección de impuestos

Grupo de Impuestos de Ventas: Múltiples impuestos de ventas  (ya sean locales o estatales) que se le aplican al cliente.

 

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